¿Cómo el departamento de RR. HH. puede optimizar costes en la empresa?

1. Minimizar la rotación y la desmotivación de los empleados

Como hemos señalado antes, las renuncias y la falta de motivación de los empleados son dos de los costes principales de las empresas en los que el área de RR. HH. puede incidir más directamente.

La elaboración de un plan de motivación laboral enfocado a reducir estos niveles de insatisfacción es una medida relativamente simple y poco costosa, que puede beneficiar a la empresa en su totalidad y conseguir una reducción significativa de los costes desde el departamento de RR. HH. A menudo, no se trata tanto de introducir medidas novedosas, sino de asegurar que se tienen en cuenta las necesidades y motivaciones profesionales de los empleados.

2. Optar por el outsourcing de algunos servicios

Al igual que cualquier otro departamento de una empresa, el área de RR. HH. se enfrenta al reto de hacer cada vez más tareas con unos recursos limitados. Esto es debido al desarrollo de políticas de recursos humanos más avanzadas y maduras, como la escucha activa de los empleados, las evaluaciones de 360º, la formación continua y el reciclaje, etc.

Con el objetivo de descargarse de parte de este volumen de trabajo diario, y de paso reducir costos en Recursos Humanos, muchas empresas optan por la subcontratación de servicios en este ámbito. Algunas actividades susceptibles de externalización son, por ejemplo, la confección de nóminas, la asesoría legal, fiscal y laboral y los planes de comunicación interna.

Si bien depende en gran medida del tipo y alcance de las tareas elegidas, los expertos apuntan a que la externalización permite lograr una reducción de hasta el 20% en el gasto.

De esta manera, los empleados del departamento de RR. HH. pueden dejar de dedicar tiempo a tareas mecánicas o que exigen destrezas muy especializadas, para poder centrarse en aspectos de mayor valor añadido para la organización.

3. Flexibilizar la estructura de la mano de obra

Según señalábamos al principio, las posibilidades de reducir costes en Recursos Humanos incidiendo en la reestructuración de la plantilla son limitadas y añaden tensiones peligrosas a las organizaciones. Sin embargo, los responsables del departamento de RRHH sí tienen la posibilidad de reducir los gastos de personal mediante un enfoque más flexible, el cual alinee los recursos de personal con las necesidades cambiantes que tiene la empresa en los diferentes momentos y escenarios.

Por ejemplo, en lugar de contar con departamentos especializados que funcionen como compartimentos rígidos (algo que puede tener poco sentido en organizaciones pequeñas), se pueden crear equipos multifuncionales capaces de cubrir distintas tareas y roles en diferentes momentos.

Otra estrategia que pueden usar las empresas para reducir costes en la empresa es emplear una combinación de trabajadores permanentes y temporales, en función de las exigencias del mercado y del volumen de trabajo.

4. Apostar por la retribución flexible

¿Es posible reducir costes en Recursos Humanos sin recortar sueldos ni despedir a trabajadores? La fórmula por la que cada vez están optando más empresas es la retribución flexible, en varias dimensiones:

• Retribución por objetivos: cuando estos objetivos se fijan de manera consensuada y realista, son un incentivo para la productividad y la motivación.
• Retribución en especie: beneficios sociales como cheques restaurante, seguro médico, ayudas para guardería, etc. Esto les permite ser más competitivas sin incrementar la masa salarial, a la vez que fidelizan a sus empleados con incentivos que tienen una incidencia directiva en su calidad de vida.
• Salario emocional: por ejemplo, los horarios flexibles, la conciliación, la formación, la igualdad de oportunidades o las opciones de desarrollo profesional con planes de carrera. Este “salario emocional” tiene un peso creciente en la retención de los profesionales.

Las medidas de retribución flexible son relativamente fáciles de implementar y tienen un impacto reducido en el presupuesto de recursos humanos. Sin embargo, pueden lograr grandes resultados en cuanto a la atracción y retención del talento, aumentando el bienestar y compromiso de la plantilla.

5. Controlar los gastos

Los gastos de trabajo suponen al cabo del año una parte nada despreciable del presupuesto de recursos humanos. Además, su gestión suele suponer un exceso de burocracia interna; mientras que las políticas excesivamente restrictivas acaban generando el rechazo de la plantilla.

Sin embargo, las empresas tienen margen para mejorar la gestión de los gastos y reducir los costes en la empresa mediante políticas de control de gastos claramente definidas, que incluyan:

• Directrices claras sobre los gastos que asume la empresa: dietas, aparcamientos, telefonía…
• Procedimientos ágiles para presentar, justificar y reembolsar los gastos.
• Alternativas eficaces, como sustituir algunos viajes de trabajo por reuniones virtuales.
• Criterios establecidos para la elección de los proveedores y la gestión de las compras.
• Concienciación de la plantilla sobre la importancia de gastar con responsabilidad.

No se trata de mostrarse “tacaño” a la hora de pagar los gastos, sino de gestionarlos con una mayor eficiencia, convirtiendo a los empleados en aliados para reducir los costes y mejorar la transparencia.

6. Optar por la digitalización

Si hay un ámbito dentro de las empresas en el que la digitalización va con más retraso son sin duda los procedimientos de recursos humanos. Sobre todo en las empresas pequeñas y medianas, siguen dominando los procedimientos basados en formularios, plantillas o, como mucho, hojas de Excel.

¿El resultado? Miles de horas de trabajo invertidas a lo largo del año en tareas repetitivas como organizar los turnos de trabajo, gestionar las vacaciones, presentar gastos o solicitar viajes. Esto supone una pérdida de tiempo para los empleados de todas las áreas, que se ven obligados a lidiar con procedimientos poco eficaces; así como para el departamento de RR. HH., que tiene serias dificultades para mantener la visibilidad necesaria entre tal aluvión de papeles y hojas de cálculo.

Una de las maneras que tiene el área de recursos humanos para disminuir el tiempo y esfuerzo dedicados a estas actividades es reducir las ineficiencias con la ayuda de las nuevas tecnologías.

Actualmente, existen en el mercado una gran cantidad de plataformas y soluciones digitales que permiten automatizar y gestionar el grueso de las actividades de RR. HH de manera eficiente. En el siguiente apartado veremos algunos ejemplos de este tipo de herramientas cada vez más usadas.

Nóminas y retribuciones

Entre las tareas administrativas que requieren más dedicación de RR. HH., sin duda el cálculo de retribuciones y la confección de las nóminas lideran la clasificación. Tradicionalmente, esta tarea requería uno o varios perfiles administrativos dedicados casi de manera exclusiva. En otros casos, se apostaba por externalizar las nóminas a una gestoría o proveedor especializado.

En estos momentos, la gran mayoría de programas de nóminas han dado el salto a la nube y están disponibles como un servicio de pago por uso. Esto disminuye considerablemente la complejidad de la gestión de nóminas, lo que permite reducir costes del departamento de RR. HH. y liberar recursos.

Gestión de gastos

Sin duda, la gestión de los gastos de los empleados es una de las tareas de recursos humanos que más se han visto beneficiadas por las nuevas tecnologías. En lugar de las engorrosas hojas de gastos, hoy en día existen multitud de soluciones que permiten presentar, gestionar y abonar los gastos de viajes, dietas, kilometraje y aparcamientos de manera rápida y fácil.

Junto con la reducción de costes en Recursos Humanos. que supone esta gestión simplificada, la digitalización del proceso de gestión de gastos ofrece otras ventajas adicionales. Por ejemplo, el mejor control de los gastos reduce los errores administrativos y la picaresca a la hora de reclamar estas partidas.

Control horario

El Real Decreto-ley 8/2019 generalizó la obligatoriedad de realizar un registro diario de la jornada laboral de todos los trabajadores. Una práctica que, además de ser una exigencia legal, tiene un impacto directo en aspectos como el control del absentismo y la conciliación laboral y personal.

Actualmente, gracias a herramientas como Checkplus Presence, las empresas pueden llevar el control horario de sus empleados de forma fácil y eficiente. Esta solución de control de presencia modo cloud permite a los trabajadores fichar en tiempo real desde cualquier ubicación, algo muy útil con el auge del teletrabajo. También mejora la productividad de los departamentos de RR.HH., al sustituir los procesos manuales y el uso de ficheros de Excel. Además, este cómodo sistema se integra fácilmente con otros programas de gestión del negocio, como los mencionados softwares de nóminas y los programas de gestión de gastos, y proporciona prácticas funcionalidades adicionales para la gestión de tiempo del personal.

Por ejemplo, los empleados pueden solicitar permisos, vacaciones y bajas médicas desde la app, y sus responsables pueden aprobarlas o denegarlas con solo un click. También permite la creación de calendarios y horarios de trabajo por centros de trabajo, turnos y empleados, el control de las horas extra e incluso el registro salarial, otro requisito obligatorio para todas las empresas desde 2021.

A medida que el mercado laboral evolucione, el uso de estas herramientas tecnológicas para la gestión de los recursos humanos será cada vez más necesario. Por ejemplo, para adaptarse a nuevas tendencias como la retribución flexible, el trabajo por objetivos o la colaboración remota. Además de contribuir a reducir los costes de RR. HH., estas soluciones apoyan el futuro del mundo del trabajo.