Control horario por Decreto Ley: normativa vigente y cambio hacia la ley de fichaje digital
Normativa de control horario vigente (Real Decreto Ley RDL 8/2019)
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE 12/03/2019) modificó el Estatuto de los Trabajadores y la LISOS, estableciendo en su normativa la obligación del registro de jornada laboral de los trabajadores para todas las empresas. La normativa de registro de jornada laboral exige que sea diario, que incluya la hora de inicio y fin de la jornada, y que se conserve durante cuatro años, quedando a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Qué está cambiando (Real Decreto en tramitación)
El Gobierno está ultimando un Real Decreto que endurece la normativa de control horario de los trabajadores y obliga por normativa al registro de la jornada laboral digital (adiós papel/Excel), con acceso remoto para Inspección de trabajo y mayor trazabilidad (desglose de ordinarias/extra/pausas y constancia de la compensación de horas extra). También se prevé un refuerzo sancionador con cuantías por persona trabajadora.
Obligaciones actuales de la empresa (vigente)
Garantizar el registro diario de la jornada laboral de cada persona trabajadora, con hora concreta de inicio y finalización.
Documentar el control horario de los trabajadores y conservarlo durante 4 años.
Ponerlo a disposición de los trabajadores, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y SS cuando se requiera.
Próximas exigencias previstas por Real Decreto (en tramitación)
Registro de la jornada laboral 100% digital, fiable e inalterable, dejando obsoletos los sistemas en papel o Excel por falta de trazabilidad.
Acceso remoto e inmediato para la Inspección y transparencia para la plantilla.
Desglose y trazabilidad de horas ordinarias, extraordinarias y pausas que impacten en el cómputo, incluyendo la compensación de las horas extra.
Régimen sancionador reforzado, con multas por persona trabajadora por incumplimiento de la normativa de registro de jornada laboral vía digital.
¿Qué pueden solicitarnos en una Inspección de Trabajo?
Hoy (normativa vigente – RDL 8/2019)
El/la Inspector/a de Trabajo puede requerir a la empresa, in situ y en el momento de la inspección:
Registro diario de las horas trabajadas, mediante un método fiable, veraz y consistente.
Identificación individual del registro horario de cada persona trabajadora.
Control de horas extraordinarias y verificación de que no se supera el límite legal según contrato y convenio.
Si existen horas extra, acreditación de su compensación (pago o descanso equivalente) y correcta cotización.
Evidencia de información a la representación legal de las personas trabajadoras, cuando exista.
Disponibilidad y conservación de los registros durante cuatro años y entrega inmediata cuando se le requiera.
Próximos cambios previstos (Real Decreto en tramitación)
Para dar cumplimiento a la nueva normativa de control horario de los trabajadores que se está tramitando, la Inspección podrá además solicitar o verificar:
El registro de horas no puede alterarse. Si ha habido una incidencia que implique cambio se podrá, previa aceptación de la empresa y empleado.
Acceso remoto e inmediato al registro digital (fin del papel/Excel) y trazabilidad de cada entrada de datos.
Desglose detallado de horas ordinarias, extraordinarias y pausas.
Evidencia de compensación documentada de cada hora extra dentro del propio sistema (pago/descanso).
Histórico íntegro y exportaciones (PDF/CSV) de los últimos cuatro años en el acto.
Transparencia para los trabajadores: acceso al registro por parte de las personas trabajadoras y su representación.
Adecuación a la normativa de protección de datos (minimización, información, seguridad y control de accesos).
Sanciones: lo vigente vs. lo que cambia con el nuevo Real Decreto
Hoy (normativa vigente)
Base sancionadora por empresa. El foco está en si existe registro laboral de los trabajadores y si es correcto, con importes que dependen de la gravedad del incumplimiento.
Casos típicos:
- Falta de registro diario o registros incompletos/irregulares.
- Superación de límites de jornada/horas extra sin control adecuado.
- No informar a la representación de las personas trabajadoras cuando corresponde.
- Retribución/consignación de horas extra incorrecta o no acreditada.
Horquillas de sanción orientativas (actuales):
- Leve: 60–625 €
- Grave: 625–6.250 €
- Muy grave: 6.251–187.515 €
Próximo Decreto Ley control horario (en tramitación):
Sanción por persona trabajadora. Además del enfoque actual, se introduce un criterio por empleado/a afectado, cuando el registro digital no exista, sea incorrecto o carezca de trazabilidad.
Control horario digital obligatorio. El papel/Excel dejarán de ser válidos: con la nueva normativa, el registro de la jornada laboral se exigirá que sea 100% digital, acceso remoto e inmediato y marcas verificables.
Trazabilidad reforzada. Los sistemas de deberán desglosar horas ordinarias, extraordinarias y pausas que computen, con acreditación de compensación (pago/descanso) por cada extra.
Importes orientativos:
– Hasta 10.000 € por persona trabajadora en incumplimientos del registro/jornada efectiva (cifra orientativa, a confirmar cuando se publique el texto definitivo).Qué revisará Inspección con el nuevo Decreto Ley:
– Existencia de registro digital y acceso remoto.
– Integridad del histórico (4 años) y exportación inmediata.
– Desglose/pausas y evidencia de compensación de extras dentro del propio sistema.
– Transparencia para la plantilla y su representación.
Antes: Una pyme con 20 empleados sin registro fiable podía recibir una sanción única en función de la gravedad.
Con el nuevo Decreto Ley: Esa misma situación podría conllevar, además, una sanción adicional por cada empleado/a afectado/a, si el sistema de registro no es digital o carece de trazabilidad.
Excepciones. ¿Quién no está obligado a realizar un registro horario?
La reciente aplicación del Real Decreto – Ley 8/2019 se aplica a la totalidad de los trabajadores y empresas, al margen de su sector o actividad, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que establece el artículo 1 ET (Estatuto de los Trabajadores.)
Las únicas peculiaridades o excepciones son las siguientes:
- Relaciones laborales de carácter especial.
En este caso queda excepcionada la aplicación de la norma al personal de alta dirección y para aquellos trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo. - Régimen específico o particular en materia de registro de jornada.
Los trabajadores con contrato a tiempo parcial y aquellos que desempeñen su función como trabajadores móviles, de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad trasfronteriza en transporte ferroviario, están amparados por la ET y el Real Decreto 1561/1995. Por lo tanto, no están incluidos entre los trabajadores que incorpora el Real Decreto – Ley 8/2019. - Relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores.
Los trabajadores autónomos, socios trabajadores de cooperativas y de más trabajadores en situaciones similares, se encuentran exentos de la obligación. - Flexibilidad del tiempo de trabajo.
Está incluido el trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador dentro de la normativa de registro de jornada laboral, ya que se considera que el marco legal garantiza la conformidad de las necesidades de la empresa y de los intereses de los trabajadores.
Nota de actualización (Real Decreto en tramitación)
El próximo Decreto Ley no añade nuevas exenciones, refuerza el cumplimiento de la normativa de registro horario digital obligatorio, con trazabilidad y acceso remoto para Inspección. Es decir, quién debe fichar no cambia; cambia el cómo se debe fichar, que será siempre de manera digital.
Cómo evitar sanciones con el Real Decreto actual y con los cambios en la normativa de control horario que vienen
- Migración a fichaje digital con marcas auditables.
- Fichaje inalterable, salvo justificación y con aceptación de empleado y empleador.
- Desglose automático de ordinarias/extra/pausas y reglas de cómputo según convenio.
- Compensación de horas extra documentada (pago o descanso) dentro del sistema.
- Acceso remoto para Inspección y portal empleado para transparencia.
- Exportación inmediata del registro de la jornada de los trabajadores (PDF/CSV) y histórico de 4 años disponible en el acto.
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