Control horario e ISO 27001: la garantía de que los datos de tu plantilla están protegidos

Cuando una empresa busca una herramienta de control horario, suele fijarse en aspectos muy visibles: que sea fácil de utilizar, que permita fichar desde el móvil, que gestione vacaciones y ausencias o que simplifique el trabajo del departamento de Recursos Humanos.

Sin embargo, existe una cuestión igual de importante que muchas veces pasa desapercibida:

¿Qué ocurre con toda la información que genera el registro horario?

Cada fichaje deja un rastro digital. Horas de entrada y salida, ausencias, incidencias o calendarios laborales forman parte de unos registros que, además de contener datos personales, deben conservarse durante años.

De hecho, la normativa laboral obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años. Esto significa que la empresa no solo necesita registrar correctamente los fichajes, sino también poder acceder a esa información cuando sea necesario y confiar en que sigue siendo íntegra y fiable.

Por eso, al elegir un software de control horario no basta con preguntarse cómo funciona la herramienta. También es importante saber cómo gestiona y protege la información que almacena.

En este contexto, la certificación ISO 27001 puede ser un indicador relevante para valorar cómo aborda un proveedor la seguridad de la información.

¿Qué es la ISO 27001 y para qué sirve?

La ISO/IEC 27001 es la norma internacional de referencia para los sistemas de gestión de seguridad de la información.

Su objetivo es ayudar a las organizaciones a identificar riesgos, implantar controles y mejorar continuamente la protección de la información que gestionan.

La norma se basa en tres principios fundamentales:

• Confidencialidad: que la información solo sea accesible para personas autorizadas.
• Integridad: que los datos se mantengan completos y protegidos frente a modificaciones indebidas.
• Disponibilidad: que la información pueda consultarse cuando sea necesaria.

En otras palabras, una organización certificada bajo ISO 27001 ha implantado un sistema estructurado para gestionar la seguridad de la información y revisar periódicamente su eficacia.

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¿Por qué es importante la seguridad en el control horario?

Muchas empresas asocian la ciberseguridad a bancos, hospitales o grandes corporaciones. Sin embargo, un sistema de control horario también almacena información personal de los trabajadores que debe protegerse adecuadamente.

Y los problemas rara vez aparecen el día que alguien ficha.

Pueden aparecer años después.

Por ejemplo:

• Cuando una inspección solicita registros históricos.
• Cuando un trabajador solicita información sobre su jornada.
• Cuando surge una discrepancia relacionada con horas extraordinarias.
• Cuando es necesario recuperar datos antiguos.
• Cuando se produce un acceso no autorizado a información de empleados.

En cualquiera de estas situaciones, la empresa necesita poder confiar en que la información sigue disponible, puede recuperarse y no ha sido modificada indebidamente.

Por eso, la elección de una herramienta de control horario no solo afecta a la gestión de los fichajes. También influye en la capacidad de la empresa para conservar, proteger y acreditar esa información cuando resulte necesario.

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¿Qué implica la ISO 27001 en una herramienta de control horario?

ISO 27001 no se limita a disponer de servidores seguros o contraseñas robustas.

La norma establece un enfoque continuo para gestionar los riesgos relacionados con la seguridad de la información.

Esto incluye aspectos como:

• Identificación y gestión de riesgos.
• Control de acceso a la información.
• Gestión de incidentes.
• Copias de seguridad y recuperación de datos.
• Continuidad del servicio.
• Gestión de proveedores y terceros.
• Revisión periódica de controles.
• Mejora continua del sistema.

Para una empresa que está comparando soluciones de fichaje, la diferencia es significativa.

No es lo mismo confiar en que un proveedor afirma proteger los datos que saber que dispone de un sistema de gestión auditado y certificado para gestionar los riesgos relacionados con la seguridad de la información.

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Control horario, datos personales y RGPD

Los registros de jornada contienen datos personales y, por tanto, están sujetos al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

Esto implica que las empresas deben adoptar medidas adecuadas para proteger dicha información.

Cuando el control horario se gestiona mediante una plataforma externa, también resulta importante valorar las garantías que ofrece el proveedor encargado de tratar y almacenar esos datos.

Conviene aclarar además que ISO 27001 y RGPD no son lo mismo.

El RGPD establece obligaciones legales relacionadas con el tratamiento de datos personales, mientras que ISO 27001 proporciona un marco para gestionar la seguridad de la información.

Son conceptos distintos, pero claramente complementarios.

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¿Por qué debería importarle esto a una pyme?

Uno de los errores más habituales es pensar que la seguridad de la información solo preocupa a las grandes empresas.

La realidad es que una pyme también gestiona registros horarios, debe conservarlos durante años y depende cada vez más de herramientas tecnológicas externas.

Además, muchas pequeñas empresas no cuentan con equipos especializados en ciberseguridad.

Por eso, las garantías que ofrecen sus proveedores adquieren todavía más importancia.

Antes de elegir una solución de control horario conviene plantearse preguntas como:

• ¿Quién puede acceder a los datos?
• ¿Cómo se gestionan esos accesos?
• ¿Existen copias de seguridad?
• ¿Cómo se recupera la información ante una incidencia?
• ¿Cómo se aborda la continuidad del servicio?
• ¿Qué garantías puede acreditar el proveedor?

No es necesario ser experto en seguridad para escoger una herramienta de fichaje.

Pero sí conviene entender qué existe detrás de la aplicación que utilizan los trabajadores cada día.

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En resumen: ¿qué aporta la ISO 27001 a una herramienta de control horario?

Contar con un proveedor certificado bajo ISO 27001 significa que existe un sistema estructurado para:

• Gestionar la seguridad de la información.
• Identificar y tratar riesgos.
• Gestionar y controlar el acceso a la información.
• Gestionar incidentes y continuidad.
• Revisar y mejorar los controles de forma continua.

La certificación no elimina completamente los riesgos ni sustituye las obligaciones legales de la empresa.

Pero sí aporta una garantía adicional de que la seguridad se gestiona mediante procesos definidos, revisados y auditados.

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La seguridad también forma parte de un buen control horario

Cuando hablamos de control horario solemos pensar en fichajes, inspecciones o cumplimiento normativo.

Sin embargo, detrás de cada registro existe información que debe conservarse, protegerse y mantenerse disponible durante años.

Por eso, al elegir una herramienta de control horario no solo conviene valorar sus funcionalidades. También importa quién hay detrás de la solución y cómo gestiona la seguridad de la información.

En el caso de Checkplus Presence, desarrollado por Addingplus, la compañía cuenta con la última certificación ISO/IEC 27001:2022 dentro del alcance definido en su sistema de gestión de seguridad de la información.

Esta certificación aporta una garantía adicional para las empresas que buscan una solución de control horario y quieren valorar no solo qué funcionalidades ofrece, sino también cómo aborda el proveedor la seguridad de la información.

Porque un buen software de control horario no solo debe facilitar el fichaje. También debe ayudarte a gestionar con confianza la información que genera tu plantilla.